Bước 1. Cơ quan, tổ chức nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Hà Tĩnh (số 66, đường Phan Đình Phùng, thành phố Hà Tĩnh).

          - Cán bộ chuyên môn kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của hồ sơ:

          + Nếu hồ sơ không đầy đủ, hợp lệ thì hướng dẫn bổ sung;

          + Nếu hồ sơ đầy đủ hợp lệ thì viết biên nhận và phiếu hẹn.

          Bước 2. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chuyển giao hồ sơ xin cấp phép cho Phòng quản lý Báo chí xuất bản để thực hiện thẩm tra, cấp phép.

          Bước 3. Sau khi thẩm tra cấp phép, Sở Thông tin và Truyền thông hiệp y với Ban tuyên giáo và UBND tỉnh ra quyết định và chuyển trả cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để trả cho đơn vị, tổ chức.

- Văn bản đề nghị cho phép đặt cơ quan đại diện có ý kiến chấp thuận của cơ quan chủ quản báo chí hoặc văn bản đề nghị cho phép cử phóng viên thường trú của cơ quan báo chí;

 - Bản sao có xác nhận của cơ quan báo chí đối với Giấy phép hoạt động báo chí;

 - Sơ yếu lý lịch của người được cử làm người đứng đầu cơ quan đại diện và phóng viên thường trú;

  - Danh sách nhân sự của cơ quan đại diện;

   - Văn bản quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của cơ quan đại diện;

          - Bản sao có xác nhận của cơ quan báo chí đối với Thẻ Nhà báo của người đứng đầu cơ quan đại diện và phóng viên thường trú.

a) Điều kiện thành lập cơ quan đại diện:

          - Có trụ sở để đặt cơ quan đại diện ổn định từ 03 năm trở lên;

          - Có phương tiện nghiệp vụ, kỹ thuật, tài chính đảm bảo cho hoạt động của cơ quan đại diện;

          - Có nhân sự do một người đứng đầu là Trưởng cơ quan đại diện để chịu trách nhiệm điều hành cho mọi hoạt động của cơ quan đại diện;

          - Trưởng cơ quan đại diện phải là người trong biên chế chính thức của cơ quan báo chí, đã được cấp Thẻ Nhà báo.

          b) Tiêu chuẩn phóng viên thường trú (thuộc cơ quan đại diện hoặc hoạt động độc lập):

          - Là người trong biên chế chính thức của cơ quan báo chí hoặc được cơ quan báo chí ký hợp đồng lao động không xác định thời hạn theo quy định của Bộ luật lao động;

          - Đã được cấp Thẻ Nhà báo tại cơ quan báo chí xin đặt cơ quan đại diện hoặc cử phóng viên thường trú;

          - Có đủ phẩm chất chính trị, năng lực chuyên môn, không bị kỷ luật từ hình thức khiển trách trở lên trong thời hạn 01 năm tính đến khi cơ quan báo chí xin phép đặt cơ quan đại diện hoặc cử phóng viên thường trú.